2016年8月31日 星期三

積極力,趕報告拖延症救急法

Jack是我的客人,之前來都是問些風花雪月的感情問題。

沒想到這次出現,他嘴裡嚷著說「怎麼辦,糟啦,這次出大包了,會不會被fire啊!」
早就習慣了他這種惟恐天下不亂的說話方式「先坐下來說,發生了什麼事啊?」

Jack是個30左右的業務,頭髮總是梳高高,有時說話有點油腔滑調。沒什麼耐性,是個坐不住的人。


「昨天要對副總報告,資料雖然早都有了,但就一直不想弄啊。拖到當天早上,花了兩個多小時隨便弄弄PPT,把PPT匆匆存入隨身碟,就帶進公司了」他說前晚還過得很糜爛。


沒想到,會議上,檔案硬是開不起來,做白工不說,還被經理狠狠瞪了幾眼,接下來,就由經理直接對副總口頭報告了。還好經理跟副總關係不錯,副總沒說什麼,倒是Jack會後被經理狠狠訓了一頓。「你在公司三年,也不是第一次報告了,還出這種狀況。以後,你開會前兩天先把檔案做好給我!這麼散仙...OOXX...」

「你那時感覺如何?」
「X的,超丟臉好不好。這種鳥事竟然發生在我身上!!」

關心他一下「知道問題出在哪嗎?」
「就太趕啊!!剛弄完PPT,就急急忙忙趕著上班,檔案沒存好。到公司的時候,還差點遲到」


啊,不就是你報告太晚弄,所以趕到出包。普通人是前一晚良心發現,開始弄,你更厲害,當天早上弄報告,真是有氣魄啊。
「就是不想弄咩,誰喜歡做報告啊...」

「你是多久前知道要開會?」
「大概一個月前吧!」Jack仍然是一副理所當然的樣子

「但我有蒐集資料,存在隨身碟啊。平時要跑業務,晚上有攤要去。哪有時間弄啊」好熟悉的感覺啊,偷懶時總找得到一百種理由!


「重點是你不想早些弄吧?」
「而且你很享受那種刺激的感覺,不是嗎?就跟玩雲霄飛車一樣,匆忙趕報告的時候,腎上腺素爆發,會讓人進入一種亢奮的狀態

更精彩的是,只要每次報告過關,你就會認為拖延做報告是對的,而且還沾沾自喜,認為自己很厲害,心理學把這情形叫做正增強我們最常聽到的一句話叫做,「葛格有練過,小朋友不要學喔!。這就會形成一個死亡循環,你開始做報告的時間會越來越晚,每次都是在測試自我潛能極限啊,直到出包為止。


「你以為經理是笨蛋嗎?報告用不用心,他會看不出來,只是懶得說而已,他自己也是從業務一路升上去來的。七拼八湊的東西,對你升遷也沒好處。你希望一輩子都不升官加薪嗎?」


「有沒有可以讓做報告,積極一點的方法啊」Jack求救了
不過,這事對你也是一個機會,你的循環被打破了,之後得更用心在積極工作上啦!

「你一直拖延到最後,就是因為覺得報告太繁瑣不想積極弄,對吧!」
「是啊,沒那個動力...」


教你一招應應急,ㄟㄟ,聽好了,這只能治標,沒法改變你的散仙不積極啊除非你真的有改變的覺悟,否則神仙都難幫忙


這一招,我把它叫做「草稿勝利法」。無論是報告、企劃案、論文、寫文章、靈感發想...,都超好用。
其實,你還算聰明,知道要早點蒐集資料,看得出還有點積極的潛力。


「在你心裡,應該是認為,我有找資料了,離報告又完成了一大步,真是好棒棒!今晚又可以狂歡跑攤啦!」

「是啊,找了資料,我就會比較安心,會比到時瞎忙好,趕工最重要的就是效率啊」


那很好,我們就順著這個想法,繼續下去。

聽好了,當你資料抓得差不多,就開一個PPT空白檔,然後限制自己在15分鐘內,弄出一份簡報來

「15分鐘,怎麼可能?!我最快也要兩個多小時,才做得出來...」


是啊,我知道,就是要你趕快把資料塞進PPT裡,幾個重點留意啦。
1. 關鍵就是塞,這15分鐘就是把資料盡情往裡塞,隨意塞、胡亂塞
2. 若心裡有架構,就把架構大綱拉出來,隨意寫,先不用顧及架構層級或串接次序
3. 內容盡量填,有內容塞內容,沒內容寫個標題。有數據填數據,數據不夠就先寫個公式名稱提醒自己,有什麼想法都填進去
4. 如果確定內容可以歸屬在某些綱要下,就順手歸類
5. 如果還有時間,就把圖片、表格、文字順手補一下
6. 留白很重要,PPT就多留穿插些空白頁,Word也比照辦理,儘量讓你的報告看起來很多
7. 然後,存檔!!你就可以去鬼混了...

你有沒有發現,才15分鐘,你就做完了一份報告。雖然只是一份很粗略的草稿,就外觀而言,好像有了50%的樣子;就內心而言,應該覺得已經完成70%了。既然已經完成這麼多,就好好犒賞自己一下,去玩吧!


如果,你15分鐘後,覺得做得正起勁,有一鼓作氣想完成的衝動,那就幫你拍拍手,繼續做下去吧!如果沒這麼認真,等到哪天良心發現,想趕工的時候,你會覺得,好輕鬆啊,心情愉快,很快就可以把剩下來的部分哼著歌完成,也不用搞的這麼緊張兮兮了。

當然,檔案上雲端、多備份、常養成存檔習慣,這種電腦技術的事情,就不多提了。


就如「我當了六年神農氏」這篇提到的,草稿勝利法是針對「更積極完成報告」這類事情來處理,屬於日常技法,頂多治標救救急。若你要讓自己從頭到腳都積極不拖延,還是要從M.O.R.及內心兩個方面來設定,形成自我驅動循環。散仙,哪是這麼容易打發的。


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